Automatisez vos flux, respectez vos obligations légales
Digitalisez vos processus financiers pour plus d’efficacité et de conformité
La dématérialisation des documents comptables est devenue un levier stratégique pour les entreprises qui souhaitent accélérer leur comptabilité et en améliorer la transparence.
De la réception des factures à leur règlement, audits, bilans et pièces justificatives.
Au-delà de la réduction du papier, la digitalisation des services comptables et financiers répond à des enjeux majeurs : gain de temps, de fiabilité des processus et conformité réglementaire, dans un contexte marqué par l’obligation de la facturation électronique (septembre 2026) et les exigences strictes d’archivage fiscal.
Nexo vous accompagne sur l’ensemble du cycle de vie documentaire : destruction de documents confidentiels, la dématérialisation des documents, l’archivage à valeur probante, et la gestion de l’ensemble des documents comptables dans un environnement 100% conforme et interopérable avec vos ERP et logiciels de comptabilité existants.
Les services comptables doivent respecter des obligations légales strictes, notamment la conservation des pièces comptables pendant dix ans, l’arrivée progressive de la facturation électronique obligatoire et le respect du RGPD. La dématérialisation des documents comptables impose également de garantir la valeur probante des documents numérisés, conformément au Code général des impôts, en assurant leur intégrité, leur traçabilité et leur archivage sécurisé dans le temps.
Les processus papier ralentissent la saisie, le traitement et le contrôle des documents financiers. En modernisant la gestion documentaire, les directions financières peuvent automatiser les flux, réduire les tâches manuelles et limiter les risques d’erreurs. Une organisation numérique facilite également la recherche, le partage et la collaboration entre les équipes comptables, achats et finance.
La production annuelle de volumes importants de documents financiers engendre des coûts élevés de stockage, d’archivage et de traitement manuel. La dématérialisation permet de diminuer ces coûts tout en offrant une meilleure maîtrise des volumes documentaires, un accès rapide à l’information et une gestion plus agile, indispensable pour rester compétitif.
La dématérialisation des pièces comptables, notamment par la numérisation des archives comptables, constitue la première étape vers une gestion financière plus fluide et plus fiable. Elle permet de transformer les documents papier en données exploitables, tout en sécurisant leur intégration dans les outils comptables existants.
Nos solutions de dématérialisation de documents
Numérisation haute définition des factures, journaux, relevés bancaires, notes de frais
Reconnaissance automatique des données (OCR / LAD / RAD).
Intégration directe dans les logiciels comptables (Sage, Cegid, QuickBooks, etc.).
Numérisation haute résolution des factures, bons de commande, bons de livraison, …
Reconnaissance automatique des données (OCR / LAD / RAD)
Intégration directe dans vos logiciels de stockage (GED, ERP, applications métiers, serveurs de fichiers)
Réduction des saisies manuelles grâce à l’extraction automatique des données
Accès instantané à tous les documents comptables
Conformité garantie (RGPD, durée de conservation réglementaire)
Traçabilité complète des opérations et collaboration optimisée
Réduction des coûts de traitement et d’archivage
L’archivage électronique à valeur probante garantit la conservation légale et la force juridique des documents comptables dématérialisés. Il sécurise les pièces sur le long terme et répond aux exigences fiscales et réglementaires.
Notre solution de numérisation d’archives
Stockage sécurisé et conforme à la norme NF Z42-013.
Conservation légale garantie pendant 10 ans.
Piste d’audit, horodatage et traçabilité totale des accès.
Conformité fiscale assurée.
Suppression des risques de perte ou d’altération.
Réduction de l’espace de stockage physique.
L’automatisation des processus comptables par la gestion électronique des documents (GED), permet de structurer et de sécuriser les flux financiers tout en réduisant les tâches chronophages. Elle améliore la visibilité, la traçabilité et le pilotage des opérations comptables.
Notre solution GED
Workflows de validation personnalisés : circuits d’approbation selon montants, services, types de dépenses
Notifications en temps réel : alertes automatiques aux valideurs et archivage immédiat
Contrôles intelligents : détection des doublons, incohérences et erreurs de saisie
Mise à jour automatique des statuts : suivi en temps réel (reçu, validé, comptabilisé, payé)
Rapprochement automatique : liaison bon de commande / bon de livraison / facture
Gain de temps pour les équipes comptables (jusqu’à 70% sur la saisie)
Meilleure traçabilité des validations et des approbations
Optimisation du pilotage financier avec reporting en temps réel
Réduction des litiges fournisseurs et amélioration des relations
Facilitation des audits et conformité réglementaire garantie
Réduction des erreurs et sécurisation des processus
Les cabinets d’expertise comptable doivent gérer simultanément les dossiers de nombreux clients, chacun soumis à des obligations légales strictes. Une organisation documentaire centralisée est essentielle pour garantir la conformité et la réactivité.
Les directions financières traitent des volumes importants de factures fournisseurs et doivent sécuriser l’ensemble du cycle comptable. L’automatisation devient un levier clé de performance et de fiabilité.
Les PME recherchent des solutions simples et efficaces pour gérer leurs factures et respecter leurs obligations d’archivage, sans alourdir leur charge administrative.
En France, les documents comptables doivent être conservés selon des durées légales précises, définies notamment par le Code de commerce et le Code général des impôts.
À titre principal :
Une conservation au-delà de ces délais n’est pas recommandée : elle expose à des risques RGPD et à des coûts inutiles. Notre accompagnement inclut un audit de conformité pour identifier précisément les documents à conserver, à numériser ou à détruire.
Oui, la numérisation des factures est parfaitement légale, à condition de respecter les exigences fiscales françaises.
Pour que des factures numérisées soient acceptées par l’administration (DGFiP), elles doivent garantir :
Ces exigences sont formalisées via la piste d’audit fiable ou via une numérisation à valeur probante conforme à la norme NF Z42-013.
Notre solution GED DocuWare répond à ces critères et permet de produire des documents opposables en cas de contrôle fiscal.
La piste d’audit fiable consiste à pouvoir reconstituer l’ensemble du processus de traitement d’une facture, de sa réception jusqu’à son archivage.
Concrètement, cela implique :
Notre GED permet d’automatiser cette piste d’audit : chaque action (dépôt, validation, consultation, modification) est tracée. En cas de contrôle fiscal, vous pouvez démontrer facilement la conformité de vos process, sans recherche manuelle fastidieuse.
Oui. Notre solution est conçue pour être compatible avec la réforme de la facturation électronique 2026 (e-invoicing et e-reporting).
Elle permet :
Vous sécurisez ainsi votre transition vers la réforme, sans rupture dans vos processus actuels.
Oui, à condition que la numérisation soit réalisée selon un processus certifié.
Une simple numérisation bureautique (scanner ou smartphone) n’est pas suffisante. Pour pouvoir détruire légalement les originaux papier, la numérisation doit garantir :
Notre prestation combine numérisation intelligente à valeur probante et destruction des données, sécurisée et certifiée, avec remise d’un certificat de destruction. Vous réduisez vos archives papier tout en restant juridiquement couvert.
Oui. DocuWare s’intègre nativement ou via connecteurs avec les principaux logiciels comptables du marché :
Les factures et pièces comptables sont automatiquement liées aux écritures, accessibles depuis votre environnement habituel, sans double saisie.
Résultat : un gain de temps significatif, une réduction des erreurs et une vision centralisée de vos documents financiers.
