La destruction sécurisée et conforme des archives du secteur public
Les administrations publiques accumulent chaque année d’importants volumes de documents administratifs, souvent confidentiels ou à caractères personnel. L’enjeu est de garantir la destruction de documents confidentiels conforme aux règles des Archives de France et protéger les données personnelles (citoyens, agents, entreprises).
Nexo propose un service de destruction d’archives publiques sécurisée, certifiée et conforme à la réglementation, avec traçabilité intégrale. Nous procédons à la valorisation environnementale de vos archives détruites.
Les collectivités et administrations génèrent un volume massif de documents papier : registres, dossiers du personnel, actes administratifs, documents comptables, etc. La conservation et la destruction de papiers confidentiels notamment des archives sont strictement encadrées par la Direction des Archives de France.
La destruction sécurisée des archives papier concerne de nombreux types de documents administratifs, tels que les dossiers citoyens (état civil, urbanisme, élections), les documents de ressources humaines des agents publics, les marchés publics, les délibérations ainsi que les correspondances administratives. Cette opération est réalisée dans le strict respect du Code du patrimoine et des durées légales de conservation en vigueur. À l’issue du processus, un certificat de destruction des données est systématiquement délivré afin de répondre aux exigences de contrôle, notamment celles de la Chambre régionale des comptes. Une traçabilité complète est garantie grâce à l’établissement de procès-verbaux et de bordereaux assurant le suivi de chaque étape de la destruction.
Découvrez notre solution de destruction de support papier
La destruction des disques durs et des données numériques est un enjeu majeur pour les collectivités et les organismes publics, confrontés à la gestion de volumes croissants d’informations sensibles. Elle vise à garantir la confidentialité des données, à prévenir tout risque de fuite ou d’exploitation frauduleuse et à assurer la conformité aux obligations réglementaires, notamment en matière de protection des données personnelles.
Notre solution de destruction de disques durs sécurisée
Le recyclage du matériel informatique en fin de vie s’inscrit dans une démarche responsable et durable de gestion de fin de vie des équipements IT des collectivités. Ordinateurs, serveurs et périphériques issus des écoles, mairies ou services administratifs sont pris en charge dans le respect des filières agréées, afin de favoriser l’économie circulaire publique. Cette approche permet aux collectivités de maîtriser leur impact environnemental tout en disposant d’indicateurs fiables pour alimenter leur reporting RSE.
Recyclage de matériel informatique professionnel
Gestion de volumes importants d’archives historiques et courantes (archives administratives et comptables, registres d’état civil, délibérations), souvent stockées sur de longues durées et occupant des espaces importants.
Mise en place d’un tri méthodique des documents et d’une destruction réglementée des archives arrivées à échéance, dans le respect des obligations légales.
Destruction sécurisée des archives courantes échues, avec traçabilité des opérations et remise des certificats de destruction.
Libération d’espace dans les locaux, réduction des coûts de stockage et meilleure maîtrise des obligations réglementaires.
Contraintes réglementaires spécifiques liées aux secteurs médical, éducatif et social, combinées à des volumes importants de documents papier et de données sensibles (dossiers médicaux, scolaires et RH).
Garantir une gestion sécurisée des documents en fin de cycle de vie, tout en respectant les exigences de confidentialité et de conformité réglementaire.
Destruction sécurisée et certifiée des archives papier et des données numériques, adaptée aux obligations propres à chaque établissement.
Réduction des risques liés à la confidentialité, conformité réglementaire renforcée et optimisation de la gestion documentaire.
Toutes les archives publiques ne sont pas destinées à être conservées indéfiniment. La destruction est possible uniquement après expiration des durées légales de conservation, définies par le Code du patrimoine et les instructions de tri des Archives de France.
Elle concerne principalement :
La destruction doit être autorisée, tracée et documentée. Nexo vous accompagne dans le tri, la collecte et la destruction réglementaire de vos archives.
Oui, la numérisation d’archives peut avoir une valeur probante, à condition de respecter un cadre strict.
Pour être juridiquement opposable, la numérisation doit :
Lorsque ces conditions sont réunies, le document numérique peut se substituer à l’original papier, y compris en cas de contrôle administratif ou contentieux.
Nos processus de numérisation sont conçus pour répondre à ces exigences et sécuriser vos démarches de dématérialisation de documents.
Les administrations manipulent des données sensibles : état civil, données sociales, fiscales ou médicales. Leur protection est une obligation légale (RGPD).
La confidentialité repose sur :
Nous proposons également la destruction sur site, avec procès-verbal d’intervention, lorsque les documents ne peuvent pas quitter vos locaux.
Oui. Chaque opération de destruction donne lieu à la remise d’un certificat de destruction et de recyclage
Ce document officiel signé précise :
Ce certificat constitue une preuve opposable, utile en cas de contrôle (Cour des comptes, inspection, audit interne).
Après destruction, les déchets papier sont intégralement recyclés dans des filières agréées ADEME
Le processus garantit :
Cette approche s’inscrit dans une démarche RSE et d’économie circulaire, attendue aujourd’hui dans les marchés publics.
Oui, et c’est même la démarche la plus efficace.
Un projet global permet de :
Nexo intervient comme partenaire unique, de l’audit initial à la destruction finale, sans rupture de chaîne ni perte de maîtrise.
Oui, sous réserve du respect des règles de diffusion (RGPD, CADA, droits d’accès).
Les documents numérisés peuvent être :
Notre GED (gestion électronique des documents) DocuWare permet une gestion fine des droits d’accès (par profil, par document), garantissant transparence administrative et protection des données personnelles.
