Protégez le secret médical et optimisez vos flux documentaires
La destruction de dossiers médicaux n’est pas une simple étape de gestion : c’est un engagement éthique, réglementaire et de sécurité.
Les établissements de santé, hôpitaux, cliniques, laboratoires ou EHPAD, traitent chaque jour des volumes considérables de dossiers patients : comptes rendus, ordonnances, résultats d’examens ou consentements. Ces données, classées sensibles au sens du RGPD et du Code de la santé publique, doivent être conservées, puis éliminées, selon des procédures strictes.
Nexo accompagne les professionnels de santé à chaque étape de ce cycle : audit préalable à votre demande de destruction d’archives médicales, destruction des documents confidentiels (papier et numérique), dématérialisation dans une GED sécurisée à valeur probante.
Grâce à nos solutions et services conformes HDS et RGPD, vous garantissez la sécurité totale de vos données patients, assurez vos obligations réglementaires et optimisez vos processus métier (détail des certifications ci-dessous).
(articles R1112-7 à R1112-9)
Définit les durées de conservation et les conditions de destruction des dossiers médicaux.
Impose la confidentialité, la sécurité et le droit à l’effacement des données de santé
Recommande la destruction sécurisée de tout support contenant des informations de santé
Obligation absolue de secret professionnel
Chaque dossier patient, ordonnance ou compte rendu médical doit être traité comme une donnée hautement confidentielle. Nexo intervient directement sur site pour la destruction des données par camion broyeur papier ou en centre agréé, selon le niveau de sécurité requis.
Notre solution de destruction par camion broyeur
Collecte sécurisée : conteneurs verrouillés mis à disposition et enlèvement planifié
Destruction immédiate sur site (camion broyeur) ou différée en centre agréé
Certificat de destruction conforme RGPD avec détail des volumes détruits
Certificat de recyclage : bilan environnemental avec tonnage valorisé
Respect du secret médical et conformité réglementaire (CSP, RGPD)
Traçabilité opposable pour audits HAS et contrôles ARS
Sécurité juridique et protection de la réputation de l’établissement
Libération d’espace et simplification de la gestion des archives
Contribution aux objectifs RSE avec bilan environnemental
Serveurs, disques durs, clés USB, supports d’imagerie médicale stations de travail contiennent des données de santé hautement sensibles nécessitant une destruction certifiée RGPD.
Nexo garantit l’irrécupérabilité totale des données avec destruction physique conforme aux normes DIN 66399 (niveaux H4/ H5) et traçabilité nominative par numéro de série.
Notre solution de destruction de disque dur
Audit préalable : inventaire des supports et analyse des niveaux de confidentialité
Collecte sécurisée : enlèvement sur site avec conteneurs verrouillés
Effacement logiciel (optionnel) : formatage sécurisé avant destruction physique
Destruction des disques durs certifiée : broyage selon norme DIN 66399
Traçabilité nominative avec relevé des numéros de série (sur demande)
Certificat de destruction conforme RGPD avec liste exhaustive des supports détruits
Certificat de recyclage : bilan environnemental
Protection conforme RGPD des données de santé
Traçabilité opposable pour audits CNIL, ARS et certifications HAS
Sécurité juridique et protection contre les violations de données
Intervention flexible : destruction sur site ou en centre agréé
Contribution RSE avec valorisation DEEE et bilan environnemental
La dématérialisation des dossiers médicaux répond à un triple enjeu : accessibilité immédiate pour la continuité des soins, respect du secret médical et conformité aux durées de conservation réglementaires.
Nexo accompagne hôpitaux, cliniques, EHPAD et laboratoires dans la numérisation et l’archivage sécurisé de leurs dossiers patients : comptes rendus, résultats d’examens, imageries, courriers médicaux et documents administratifs.
Notre approche
Notre solution de numérisation d’archives et de documents papiers
Collecte sécurisée sur site : bordereau de prise en charge et traçabilité nominative
Numérisation haute résolution : scan adapté à chaque type de document (couleur, N&B, formats spéciaux)
OCR : reconnaissance intelligente de texte pour recherche plein texte
Indexation conforme : structuration selon le plan de classement défini
Archivage sécurisé certifié : stockage sur la solution DocuWare certifiée HDS (Hébergeur de Données de Santé)
Gestion automatique des durées de conservation réglementaires
Restitution ou destruction : retour des originaux ou destruction certifiée selon protocole défini
Centralisation des données des patients
Préparation à la dématérialisation totale du dossier patient.
Conformité au Code de la santé publique et au référentiel CNIL.
Au-delà de la numérisation, la gestion électronique des documents transforme la pratique quotidienne des soins : accès instantané aux dossiers, workflows de validation sécurisés et traçabilité complète.
Nexo déploie la solution de gestion électronique des documents DocuWare HDS (Hébergeur de Données de Santé). Notre GED est certifiée coffre-fort numérique, pour une gestion 100% conforme et sécurisée de votre patrimoine documentaire.
Notre solution GED
Centralisation sécurisée du patrimoine documentaire médical
Accès instantané : recherche multicritères en quelques secondes
Workflows automatisés : circuits de validation pour prescriptions, résultats d’examens, comptes rendus médicaux
Partage sécurisé inter-services
Coffre-fort numérique certifié NF 203 pour archivage à valeur probante
Gestion fine des droits : accès différenciés selon profils et services
Traçabilité intégrale : historique des consultations, modifications et partages conforme RGPD
Amélioration de la prise en charge avec accès instantané aux dossiers patients
Gain de temps médical significatif et réduction des erreurs de parcours
Conformité avec archivage à valeur probante
Workflows automatisés pour prescriptions, validations et partages inter-services
Traçabilité complète pour audits et sécurité juridique
Libération d’espace et réduction des coûts d’archivage physique
Les hôpitaux et laboratoires utilisent aujourd’hui un parc IT très développé : serveurs, PC médicaux, imprimantes d’étiquettes, bornes d’accueil ou terminaux de saisie patient.
Les DEEE professionnels sont soumis à une double obligation : destruction certifiée des données (RGPD) et valorisation des matériaux (réglementation DEEE professionnels).
Nexo propose un service complet de gestion de fin de vie des équipements IT intégrant sécurisation des données, destruction certifiée, démantèlement et valorisation par filières agréées ADEME.
Notre solution de recyclage de matériel informatique
Audit et planification : inventaire du parc IT en fin de vie avec identification des niveaux de confidentialité.
Collecte sécurisée sur site : enlèvement coordonné dans vos services.
Extraction et destruction certifiée des disques durs et supports contenant de la donnée
Certificat de destruction RGPD avec traçabilité nominative.
Démantèlement, Recyclage du matériel informatique : tri par type de matériaux (plastiques, métaux précieux, circuits électroniques).
Valorisation maximale : recyclage via filières agréées ADEME (taux jusqu’à 95%)
Certificat de recyclage : bilan environnemental
Réduction de l’empreinte carbone et conformité RSE.
Gestion simplifiée du parc IT en fin de vie.
Reporting environnemental intégré (tonnages, taux de valorisation, CO₂ évité).
Image écoresponsable valorisée lors des audits ou certifications HQE (Haute Qualité Environnementale) de votre établissement
Volumes massifs
Multi-services
Destruction de dossiers médicaux arrivés à échéance
Respect du Code de la santé publique et du RGPD
Améliorer la productivité et l’accès à l’information des patients
Destruction régulière et GED centralisée
PME médicales
Contraintes d’espace
Tri et élimination sécurisée dossiers patients inactifs
Libérer l’espace et le coût de stockage
Destruction ponctuelle et conversion numérique des dossiers patients
Dossiers résidents
Données sociales multi-établissements
Destruction conforme des dossiers de résidents et des documents administratifs confidentiels
Uniformiser les processus métiers dans la gestion des dossiers résidents
Destruction certifiée et GED sécurisée et centralisée
Une donnée de santé est toute information permettant d’identifier l’état de santé physique ou mentale d’une personne (dossier patient, compte-rendu médical, résultats d’analyses, prescriptions, imagerie, données de suivi, etc.).
Selon le RGPD (article 9), ces données sont dites sensibles et bénéficient d’un niveau de protection renforcé. Leur traitement impose des mesures strictes : accès limité, traçabilité, sécurisation élevée et durées de conservation encadrées.
Une mauvaise gestion documentaire peut entraîner des sanctions lourdes, même sans fuite avérée.
En France, la durée légale de conservation d’un dossier patient est en principe de 20 ans à compter du dernier passage ou du dernier soin, conformément au Code de la santé publique.
Des durées spécifiques existent selon les cas :
Une fois les délais échus, les documents doivent être détruits de manière sécurisée et traçable. Conserver au-delà est une infraction RGPD.
Oui. La destruction de documents contenant des données de santé doit être irréversible, traçable et justifiable.
Nexo fournit systématiquement :
Ces éléments sont indispensables en cas de contrôle (ARS, CNIL, inspection).
Oui, et c’est même recommandé pour les structures sensibles. Nous proposons la destruction sur site par camion broyeur, permettant :
Cette solution est particulièrement adaptée aux hôpitaux, cliniques, EHPAD et grands cabinets médicaux.
Oui, à condition qu’elle respecte un processus de numérisation à valeur probante (norme NF Z42-013).
Cela inclut :
Une numérisation conforme permet ensuite de détruire les originaux papier en toute sécurité juridique.
Oui, à condition de choisir un prestataire spécialisé, respectant le RGPD et les exigences du secteur médical.
Externaliser permet de :
L’essentiel est d’avoir un partenaire unique, responsable de toute la chaîne (tri, numérisation, conservation, destruction).
