La gestion des documents RH est au cœur de la conformité et de la performance des entreprises. Chaque collaborateur génère entre 20 et 50 documents par an : contrats, fiches de paie, évaluations, formations, arrêts maladie, attestations… Ces données, hautement sensibles (salaires, santé, parcours professionnel), imposent une vigilance maximale au regard du RGPD et du Code du travail.
Les processus papier ne suffisent plus : ils ralentissent les échanges, multiplient les risques de perte et exposent les entreprises à des sanctions lourdes.
Nexo accompagne les directions RH dans leur transition numérique sécurisée, en alliant destruction de documents confidentiels, dématérialisation, stockage certifié et automatisation intelligente des processus.
Une approche complète, conforme et durable, pensée pour replacer la fonction RH au centre de la stratégie humaine et non plus administrative.
Protégez les données de vos collaborateurs, optimisez vos processus RH
La gestion des documents RH est au cœur de la conformité et de la performance des entreprises. Chaque collaborateur génère entre 20 et 50 documents par an : contrats, fiches de paie, évaluations, formations, arrêts maladie, attestations… Ces données, hautement sensibles (salaires, santé, parcours professionnel), imposent une vigilance maximale au regard du RGPD et du Code du travail.
Les processus papier ne suffisent plus : ils ralentissent les échanges, multiplient les risques de perte et exposent les entreprises à des sanctions lourdes.
Nexo accompagne les directions RH dans leur transition numérique sécurisée, en alliant destruction de documents confidentiels, dématérialisation, stockage certifié et automatisation intelligente des processus.
Une approche complète, conforme et durable, pensée pour replacer la fonction RH au centre de la stratégie humaine et non plus administrative.
Les départements RH sont aujourd’hui confrontés à un double impératif : protéger la donnée personnelle et fluidifier les processus administratifs. Les documents RH contiennent des informations classées données sensibles selon l’article 9 du RGPD (état de santé, origine, appartenance syndicale, opinions, etc.). Une fuite ou une conservation excessive peut coûter très cher : jusqu’à 20 M€ d’amende ou 4 % du chiffre d’affaires mondial.
Les principaux défis des directions RH :
La dématérialisation des documents RH permet de convertir tous vos documents papier en données numériques accessibles et sécurisées.
Contrats de travail, avenants, dossiers salariés, attestations, arrêts maladie, bulletins de paie : tout est numérisé, indexé et classé dans une GED pour les ressources humaines conforme aux normes légales.
Découvrez notre solution de dématérialisation RH
Numérisation haute définition (OCR 99,8 %)
Classement automatisé par salarié, type document et date
Accès sécurisé selon profil utilisateur (DRH, managers, salariés)
Piste d’audit complète pour garantir la conformité RGPD
Gain de temps administratif (jusqu’à -70 %)
Réduction drastique du papier et des risques de perte
Réactivité accrue en cas de contrôle ou d’audit
Chaque salarié accède désormais à ses documents dans un espace personnel sécurisé : le coffre-fort numérique RH. Conforme à la norme NF Z42-013, il garantit la valeur probante des documents archivés (bulletins de paie, attestations, certificats).
Coffre-fort employeur : BDP, contrats, attestations, certificats de travail
Conservation longue durée avec intégrité et traçabilité
Conformité RGPD et gestion sécurisée des droits d’accès
Notifications automatiques
Transparence et confiance renforcées
Réduction des demandes administratives récurrentes
Sécurité totale des données (hébergement France/UE, chiffrement AES-256)
Nexo déploie la solution de gestion électronique des documents RH avec DocuWare pour automatiser et fluidifier l’ensemble des processus RH.
Chaque workflow est entièrement configurable et traçable.
Les circuits de validation remplacent les emails dispersés et les documents papier.
L’intégration est native avec les principaux SIRH (Cegid, Sage, Lucca, Workday, SAP SuccessFactors).
Découvrez la gestion électronique des documents
Onboarding digitalisé : Complétude de dossiers avant signature, Contrôle sur l’édition des contrats, signature électronique du contrat, Rappel avant fin de période d’essai, …
Gestion courante : Note de frais, Envoi de bulletins de paie, Validation et gestion des congés (payés et maladie), Traçabilité des comptes rendus d’entretiens annuels…
Recrutement : Gestion des CV, Archivage et récolte des documents d’identité, Traçabilité sur le processus de recrutement et compte rendu des entretiens, …
Gain de productivité : automatisation des tâches RH récurrentes
Réduction des erreurs de saisie
Meilleure expérience collaborateur et marque employeur moderne
Les services RH disposent rarement d’un archiviste dédié.
Les solutions de coffre-fort RH et de destruction annuelle programmée permettent de centraliser les dossiers salariés, d’automatiser les tâches répétitives et d’assurer la conformité RGPD sans expertise technique.
Pour les structures multi-sites, Nexo met en place une GED RH centralisée garantissant la cohérence des pratiques, la traçabilité et le reporting consolidé.
Les données des ressources humaines sont parmi les plus sensibles.
Le RGPD (article 9) impose des obligations strictes : traçabilité, droit à l’effacement, conservation limitée.
Nexo garantit votre conformité à travers :
Exemples de sanctions évitées :
Résultat, une gouvernance documentaire RH transparente, conforme et auditable à tout moment.
La transformation documentaire RH n’est pas qu’une question de conformité :
c’est un levier stratégique pour améliorer la relation collaborateurs et moderniser l’image employeur.
Expérience collaborateur :
Résultat, des équipes RH recentrées sur l’humain, et des salariés autonomes dans leurs démarches.
La durée de conservation des documents RH varie selon leur nature.
À titre d’exemples :
Une conservation au-delà des délais légaux constitue une non-conformité RGPD. D’où l’intérêt d’une GED RH capable d’automatiser les durées de conservation et la destruction de papier confidentiel.
Non. Les dossiers salariés doivent être conservés au minimum 5 ans après le départ, afin de répondre aux obligations sociales, fiscales et prud’homales.
En revanche, au-delà de cette durée, la conservation devient illégale au regard du RGPD, sauf :
La bonne pratique consiste à trier, numériser et détruire de manière certifiée les documents arrivés à échéance, tout en conservant les preuves de destruction.
Non, le coffre-fort numérique RH n’est pas obligatoire.
En revanche, il est fortement recommandé et largement adopté par les entreprises, car il permet :
C’est aujourd’hui un standard de conformité et d’expérience collaborateur.
Les CV et données de candidats non retenus peuvent être conservés 2 ans maximum, uniquement avec le consentement explicite du candidat.
Au-delà :
Une GED RH permet de gérer automatiquement les échéances, d’envoyer des alertes et de déclencher la destruction certifiée des données candidats.
Oui. La signature électronique est pleinement légale pour les documents RH. Depuis le règlement eIDAS et les ordonnances de 2017, une signature électronique qualifiée a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.
Elle est couramment utilisée pour :
À condition que le processus garantisse l’identité du signataire, l’intégrité du document et la traçabilité des signatures.
La sécurisation des données RH repose sur plusieurs niveaux complémentaires :
Une GED RH bien paramétrée protège les données sensibles tout en facilitant le travail quotidien des équipes.
